Die Dresden International Graduate School for Biomedicine and Bioengineering (DIGS-BB) ist eine führende Institution in der Ausbildung der Doktoranden/-innen in den Gebieten Life Sciences, Naturwissenschaften und Ingenieurwissenschaften. Derzeit forschen rund 150 Doktoranden/-innen in den 80 beteiligten Forschungsgruppen, profitieren von einem strukturierten Ausbildungsplan und umfangreichen Kooperationen mit Mentoren/-innen und Wissenschaftlern/-innen des Dresden Life Science Campus. Bei der DIGS-BB ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Bearbeiter/in Akademische Belange (m/w/d)
(bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 9a TV-L)

zunächst bis zum 31.12.2025 (Befristung gem. TzBfG) zu besetzen.

Aufgaben: eigenständige Betreuung, Unterstützung und Beratung der meist internationalen Promovierenden hinsichtlich Immatrikulation und Promotionsverfahren, insb.:

• Prüfen der Anträge auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit, Erstellen von Bescheiden im Auftrag der Prüfungsausschüsse, wie Eröffnungsbescheide im Promotionsverfahren

• Bearbeiten und Koordinieren von Promotionsverfahren, einschl. des Administrierens in der Promotionssoftware Promovendus

• Bereitstellen von Statistiken zu Promotionen und Absolventen/-innenzahlen

• Ausstellen von Leistungsbescheinigungen und Vorbereitung zur Erstellung von programminternen Abschlusszertifikaten

• Führen und Archivierung der Promotionsakten sowie Weiterleitung an die jeweiligen Promotionsämter nach vorläufigem Abschluss (Verteidigung) der Promotionsverfahren

• Erteilen von Auskünften zu prüfungsrechtlichen Vorgaben und organisatorischen Verfahrensregelungen

• Unterstützung der Struktureinheiten in Form des Erstellens von Arbeits- und Entscheidungsvorlagen für die Prüfungsausschüsse und Gremien (Promotionsakten)

• Prüfungskoordination des Rigorosums und der Verteidigung

• Sicherstellen der Umsetzung von rechtlichen Vorgaben und Vorgaben der Promotionsausschüsse
• selbstständiges Planen, Organisieren und Administrieren des jährlich stattfindenden Graduation Day der Absolventen/-innen des DIPP (Dresden International PhD Program)
• Unterstützung beim Auswahlverfahren von Doktoranden/-innen durch Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen von Bachelor- und Masterabschlüssen der Doktoranden/-innen,

Führung der Korrespondenz mit den Kandidaten/-innen und Mitwirkung bei der Organisation der Auswahlverfahren

• Verwaltung und Aktualisierung der Promotionsdatenbank und des damit verbundenen elektronischen Schriftverkehrs.

Voraussetzungen: abgeschlossene verwaltungsfachliche Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung mit entsprechenden einschlägigen beruflichen Erfahrungen. Sie haben Erfahrungen in der Hochschuladministration und hochschulorganisatorischen Aufgaben und verfügen über eine hohe Serviceorientierung, ausgezeichnete PC-Kenntnisse (MS Office), Organisationsgeschick, Eigeninitiative, Teamfähigkeit, zielorientiertes und systematisches Arbeiten. Ausgezeichnete Englischkenntnisse und sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache sind ebenfalls Voraussetzung. Sie sollten Spaß am Umgang mit Menschen haben und in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Zielgruppen (Predocs, Postdocs, Gruppenleiter/innen, Administratoren/-innen, Supportmitarbeiter/innen etc.) zu kommunizieren. Kenntnisse über das TUD Webportal Promovendus sind erwünscht.

Die TU Dresden ist bestrebt, Menschen mit Behinderungen besonders zu fördern und bittet daher um entsprechende Hinweise bei Einreichung der Bewerbungen. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen Kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.